Considerada uma das principais universidades do Brasil destinada a oferecer educação solidária abrindo oportunidades para que todos possam ingressar no Ensino Superior, a UNIESP – Faculdade de São Paulo já possibilitou o ingresso de mais de 135 mil alunos, em 140 faculdades, além de dois centros universitários, atendendo a população em 103 municípios em todo o País.

Com a expansão da rede e a constante busca pela qualidade de ensino, e consequentemente a necessidade de melhorar a comunicação entre todas as unidades, a UNIESP sentiu a necessidade de padronizar e aumentar sua infraestrutura de TI, aperfeiçoando a experiência do usuário, com maior produtividade, mobilidade e desempenho.

Para o desenvolvimento do projeto de TI, a faculdade contou com a expertise da ITCore, parceira GOLD certificada pela MS e uma das principais empresas do mercado para desenvolver projetos em cloud computing.

A principal necessidade da UNIESP era prover acesso à tecnologia em todas as unidades, expandir o limite de storage e reduzir custos de data center. Conforme a instituição foi crescendo, a mobilidade e a colaboração entre as 140 unidades ficaram comprometidas.

“A UNIESP cresceu muito rápido. Ter um servidor físico ficou muito caro, nosso limite de storage não tinha espaço para crescer, o backup de e-mails era trabalhoso e não tínhamos padronização da TI. Para manter a excelência, necessitávamos ter ambientes flexíveis e sempre disponíveis, prontos para conectar alunos e professores em minutos”, explica Alex Alvo Lago, coordenador de Infraestrutura de TI da UNIESP.

Para ele, a resposta a essa demanda era uma só: que os ambientes de ensino estivessem na nuvem. Com a implementação do MS Office 365 e da plataforma de cloud Azure, novas ferramentas puderam ser disponibilizadas, gerando ganhos de produtividade, aumento de colaboração e business transformation para a instituição.

Desde a implementação, a faculdade já registrou uma redução de 20% em custos com data center, já que a tecnologia atual absorve as 140 unidades, 100% em nuvem. Todos os equipamentos físicos, anteriormente dedicados apenas para a troca de e-mails, passaram a ser usados para outros fins. Atualmente, existem cerca de 3.600 contas de e-mail de docentes e funcionários da instituição e 9 mil outras contas apenas de alunos. A ideia é que o processo seja expandido assim que a reestruturação da UNIESP finalizar, uma vez que a faculdade acabou de adquirir novas instituições.

Parte do projeto de implementação em nuvem inclui também o uso do Microsoft Office 365, que permitiu o aumento da colaboração entre docentes e alunos, dando acesso a vídeo aulas e outras rotinas na área de educação, além de suporte 24 horas. O projeto também contemplou a padronização dos acessos ao e-mail, via portal.  Cada professor tem direito a instalar até cinco dispositivos no Office 365 – tendo acesso pelo seu celular, tablet ou notebook.  O software ainda gerou a redução de custos e permitiu adquirir maior confiança do board da instituição para migrar o Portal do Aluno para a plataforma de cloud. O portal do aluno é o core business da UNIESP e, portanto, não pode nunca estar fora do ar. A ideia é que num futuro próximo, 100% do portal já esteja na nuvem.

Outros aplicativos e softwares também fizeram parte do projeto que a ITCore desenvolveu: o Skype for Business trouxe a redução de custos com telefonia entre matriz e filial em mais de 10%, além da praticidade de instalação e facilidade de acesso. Anteriormente, todo o acesso remoto era feito por meio de diversos programas, e muitas vezes o usuário tinha dificuldade na instalação. Hoje isso não acontece mais. Com o uso do One Drive, os professores podem trocar arquivos entre si, e a UNIESP tem maior controle do que está sendo armazenado, garantindo um ambiente 100% seguro e escalável.

O resultado da soma da tecnologia Microsoft com os serviços da ITCore já se faz notar: o tempo de preparo de um ambiente de ensino pode levar até uma semana. Hoje, isto é feito em menos de uma hora. Outro ganho concreto com o sistema na nuvem foi a redução de custos em hardware, operações de TI, imobiliária e energia, além do aumento da produtividade, reduzindo o tempo te inatividade, com mais mobilidade e aperfeiçoamento do compartilhamento de informação. E, acima de tudo, tanto professores como alunos tiveram seu tempo otimizado graças à excelência da estrutura virtualizada que foi adotada.

O maior objetivo da ITCore era não apenas implementar um projeto de TI que atendesse as necessidades da UNIESP, mas também permitir que houvesse uma transformação do negócio em si. “ Não adiantava montar um projeto apenas focado em TI, sem termos em mente que tudo o que desenvolvêssemos teria também que ter um impacto no negócio do cliente, uma mudança, de fato, significativa”, afirma Fabio Vello, CEO da ITCore. “Agregar valor ao negócio da instituição, diminuindo o tempo de resposta, e apresentar soluções rápidas e simples, foi fundamental para o sucesso do projeto”, acrescenta.

Atualmente, a UNIESP está passando por um processo de transformação para tornar-se uma S.A. Para que isso ocorra, a instituição terá que atender uma série de requisitos e, portanto, o seu ambiente de TI tem que estar alinhado com as melhores práticas de segurança e ter todas as certificações exigidas. Todos os requisitos estão sendo atendidos com a implementação realizada até então atraves da Plataforma da Microsoft.

“A parceria com a ITCore foi fundamental para o sucesso do projeto. Eles mostraram expertise técnico e uma visão de negócios bem abrangente, o que possibilitou usarmos a tecnologia ao nosso favor, transformando nosso negócio”, comemora Alex.